増子良太のブログです

増子良太が書いているブログです。テーマをしぼらず、思いついたものをただひたすら書いていきます。

上司・部下・同僚と円滑を仕事を進める方法

      2013/06/28

おはようございます。rmascoです。

仕事で営業さんなどからの問い合わせ対応もしたりしています。問い合わせというのは質問に回答するというだけの一見単純な作業ですが、深く考えてみると色々な要素があったりします。

また、同僚や部下、上司と一緒に仕事を進めるときに自分としてはこういうやり方でやればうまくいくんじゃないかなと思っていることがあったので、記事にしてみます。

相手の立場で話す、考える

仕事となるとついつい守りに入ってしまい、いかに自分の仕事を減らすか、余計な仕事を受けないかということを気にするあまり、相手にすごく冷たい態度をとってしまったりします。もちろんすべて仕事を受けろというわけではなく、相手の立場に立った時にどうしたほうがよいのかを考えて動くようにしています。

たとえば営業さんからのこんなことできますか?という要望にたいして、できませんという一言の回答などは絶対にしないようにしています。営業さんからすると、お客さんがどうしてもやりたいと思っているのは感じたが、それをどうにかして実現したい、だから相談してみようという考えての相談であると思っているからです。もちろん深く考えずに言ってくる営業マンも少なくはありませんが。。。

ただ、そういった思いで相談に来た人を、「できません」と一言で片付けてしまうのはこちらの立場としては楽でも、相手にしてみれば谷底に突き落とされた気分になります。なので僕は、かならず代替案として何か付けるようにしています。

これがやりたいという話でも、実は裏に目的が隠れていて、ちゃんとヒアリングしてみると「なんだ、この方法でいけるじゃん」っていう発見があったりします。まずは相手の立場になって、何をしたいのか、どうしたいのかなどを考えてみることにしています。

相手の言葉で話す

たまに見ますが、あまり技術に詳しくない人にたいして技術用語を並べて圧迫してしまう人がいます。(本人はそのつもりがなくても)

これも相手の立場になって考えてみればわかりますが、質問したら英語で答えが帰ってきたらビックリしますよね?それと同じようなものです。

人と話すときは相手の言葉で話ましょう。つまり技術に疎い人であれば、わかり易い言葉で説明をします。そうすることで相手とのコミュニケーションもうまくいきますし、解決までに無駄な時間がかかりません。

専門用語や技術用語を並べて話してしまうと、「俺にはわからないからこのまま伝えよう」とお客さんにそのまま伝えてしまい、余計質問が増えて帰ってくる、なんてないようにしたいですね。

相手のモチベーションを上げる

モチベーションの向上と維持でも書いたように、人間はモチベーションが低い状態だと結果が出せません。問題が発生したときや仕事を進める上でまず重視したいのが相手のモチベーションです。相手のモチベーションが高く維持できれば、その分仕事の進みも早くなりますし、気持よく仕事をしてくれます。モチベーションを上げる方法は相手によりけりだと思いますが、基本的なところだと感謝したらちゃんと感謝の言葉を伝える、できたら褒める、一緒に喜ぶ、一緒に悩む、などだと思います。

相手のモチベーションを上げることで、モチベーションの高い人といることで自分のモチベーションも上げることができるので、これは一石二鳥です!

人間関係に悩んでいる人は、是非上記3つを意識して行動してみると、相手の反応が変わるかもしれません。是非お試しあれ!

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