増子良太のブログです

増子良太が書いているブログです。テーマをしぼらず、思いついたものをただひたすら書いていきます。

メールの整頓を効率的に行う整頓術

      2013/06/28

>こんばんわ!rmascoです。

だいぶ期間が開いてしまいました。。。
風邪を引いてみたり、仕事が山のように押し寄せてみたり。

言い訳は色々できますが、ブログを続けるべく、頑張りたいと思います。

メール整頓術について

さて、今日はプログラミングとは離れて
メールの整頓術について考えてみました。

普段私は仕事上でのメールクライアントとして、
Thunderbird」を使用しています。

非常に使いやすいし、アドオンでカスタマイズもできるので
とても気に入っています。

ただ一つ悩みがあるとすれば・・・
メールの整頓がうまくいかない。
特に最近はメールの量も増え、仕事も多岐に渡るため、
内容もそれぞれバラバラになることが多くあります。

メールの整頓、どうしていますか?

皆さんはメールの整頓、どうしますか?
おそらくフォルダを作ってメールを移動させるという方法かと思います。

僕は昔上司にこんなことを言われました。

「受信トレイにメールが残っているうちは、タスクが終わっていないということ」

この言葉に縛られ、今日までメールを読んだらどこかのフォルダに入れないと、
気が済まない病気になっていました。

フォルダの困ったところとしては、

  • メールがフォルダの2種類のどちらにも当てはまる
  • フォルダが無限にできていく
  • メールを探すたびにどのフォルダに入れたか迷う
  • 同じ意味のフォルダが2つ出来てしまう
    ete・・・
フォルダでの分類は生産性が低下するという研究結果も出ています。
「メールをフォルダに分類すると生産性が低下する」という研究結果
なんとかしたいなぁと思っていたところで、ふと思いつきました。
普段プライベートではGmailを使用しています。
その使い方は、必要なメールにはタグをつける
アーカイブで受信トレイから見えなくするというものです。
 
受信トレイには最新のメールのみが表示され、
後々の検索もどのフォルダだっけなー?と探すこともありません。
 
こういう使い方はできないものかなと思って調べてみると、
機能は揃っているが、使っていないだけなんだなと気づきました。
 
 

タグを仕様してメールを整頓する

メッセージにタグをつけアーカイブで受信トレイから見えなくします。
これでまだ未読のメールのみが受信トレイに残るようになります。
もちろん必要のないメールはタグをつけずに、アーカイブしてしまうか、
そのままゴミ箱に移動してしまいましょう!
 
メールを条件をつけて、この宛先から来たメールには、
このタグをつけるというような、自動振り分け機能も使うと便利です。
 
また、検索フォルダという仕組みで
よく検索する条件を予め保存しておき、
フォルダのように常に表示するということもできます。
 
これでよく見るタグやメールなどをクリックするだけで表示することができます。
 
また、今は見てる余裕ないけど、後で読まなければ!
でも受信トレイは綺麗にしておきたい!
 
そんな時には、メールに「後で読む」などのタグをつけて、アーカイブしておきましょう。
そして、検索フォルダで、条件を指定しておけば、
後で読むメールだけが表示されます。
時間がある時に溜まったメールを処理して
処理し終わったメールには分類したタグをつけ、「後で読む」のタグを外せば、完了です!

いつも使うパスワードや設定などを記した手順書のようなメールは、
スターをつけておくと便利です。
検索フォルダで、「状態」「スターあり」と条件を指定すれば、
大事なメールのみすぐに見付け出すことができます。

繰り返し使っていてメールの削除を繰り返すと
ゴミのようなものがたまっていきますので、
フォルダの最適化もお忘れなく。
フォルダの最適化をするだけで、検索の速度や、受信トレイを開く速度が全然違う場合もありますので、是非試してみてください。

無料なのにここまでできるって、すごいですよね。
僕もこのくらい有名になるソフトやサービスを作っていきたいです。

追記

Thundirbardを使うメリットの一つとしてaddon(アドオン)があります。
こちらについて書いた記事がこちらになりますので、よろしければどうぞ。

Thunderbirdで必須な5つのアドオン

 

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